2020年3月6日 星期五

G suite 雲端空間使用紀錄

G suite 的雲端硬碟有二大優勢:(1) 無限空間、(2) 團隊的資料管理效能高。
為了能善用 G suite 雲端硬碟的優勢,以下簡單紀錄使用的重點:

G suite 雲端硬碟中,主要的資料儲存區域/操作區域有五(圖一):優先專區、我的雲端硬碟、共用雲端硬碟、電腦、與我共用。以下一一介紹各區的功能。

圖一:G suite 雲端硬碟的資料儲存區域/操作區域




優先專區
l   主要功能:可以依據不同的任務,設定多個工作區,每個工作區底下可以加入待處理的文件。如此一來,可以清楚的知道各個任務需要處理的文件有哪些,而且可以免去在眾多資料夾中找檔案的時間、精力。
n   NOTE: 類似【To-do List +  檔案捷徑】的功能。

我的雲端硬碟
l   主要功能:與一般雲端硬碟相同,不贅述。

共用雲端硬碟
l   主要功能:類似【我的雲端硬碟】,但兼具共享的特性(一般 Google 帳號沒有這個功能
l   我的使用權限:視【管理者】開啟給我的權限而定。權限共有5種(圖二),可以更精準的管控資料的修改與版本。
l   檔案管理:可以開啟多個【共用雲端硬碟】給不同的專案使用!(圖三)
l   雲端空間計算:算在G Suite申請單位。換句話說,如果該單位的G Suite是無限容量,則所有共用的人都享有無限的容量!
n   NOTE: 相對於一般的共用檔案方式,容量的計算都算在上傳者頭上,若有成員的雲端空間已滿,該成員就無法再共享任何檔案了。

圖二:共用雲端硬碟的 成員角色 與 權限
圖三:可建立各專案專用的 共用雲端硬碟


電腦
l   主要功能:備份電腦裡的檔案到雲端,可備份隨身碟、USB、桌面的所有文件等。

與我共用
l   主要功能:可以看到別人共用給我的資料夾或檔案
l   我的使用權限:視對方開啟給我的權限而定,預設的權限可以編輯、刪除
l   檔案管理:可以把【與我共用】的檔案移動到【我的雲端硬碟】,方便資料管理。
n   【我的雲端硬碟】中的檔案會自動同步到本地端的電腦,但【與我共用】的檔案不會
n   空間計算上,如果把檔案從【與我共用】移動到【我的雲端硬碟】,空間則計算到自己的頭上。
l   雲端空間計算:誰上傳就占用誰的雲端空間。例如:A在共用資料夾中上傳5MBB在同一個共用資料夾中上傳10MB,則AB分別使用了自己雲端硬碟的5MB10MB容量。
l   檔案刪除:所有人的檔案都會一起被刪除。